意図を正確に、誤解のないように相手に伝えるのは難しいものです。
ある会社では、各部門の代表者が集まり、業務改善について話し合うための会議を定期的に行なっています。ただし、今回は参加が強制ではなく、自由参加とすることになりました。
そこで会議の担当者は部下に「今回は自由参加にすると決まった」と伝え、案内文の作成を任せました。部下はその言葉を受けて、社内の掲示板に「関係者は自由に参加ください」と書いた案内を掲載しました。
しかし、案内を読んだ従業員からは、「代表者が出ればいいのか？それとも全員が参加すべきなのか？」といった声が寄せられ、対応に混乱が生じました。「自由に参加」という表現が、人によって異なる解釈をもたらしたのです。担当者は部下にもっと丁寧にすべきだったでしょう。また、部下も「自由参加」の意味を確認し、正確に伝わる案内を作成すべきでした。
伝え方と受け取り方、どちらも大切なのです。

“相手の受け取り方を想像する”

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